วิธีการใช้ Chat ใน CMS LINE OA เพื่อจัดการการสนทนาและบริการลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ

     การใช้ Chat ใน CMS LINE OA เป็นฟีเจอร์สำคัญที่ช่วยให้แบรนด์สามารถสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและตรงจุด การ ตอบแชทลูกค้า LINE OA ไม่เพียงแค่เป็นกระบวนการบริการหลังการขาย แต่ยังเป็นโอกาสในการสร้างความประทับใจและกระตุ้น Conversion ได้จริง

     ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปดู วิธีใช้งาน Chat ใน LINE OA Manager ผ่านแพลตฟอร์ม manager.line.biz โดยละเอียด พร้อมแนะนำฟีเจอร์ที่ควรใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริการลูกค้า และปรับปรุงประสบการณ์การใช้งาน LINE Official Account (LINE OA)

1. LINE OA Chat Function คืออะไร

   1.1 การจัดการแชท LINE OA

• Chat ใน LINE OA Manager หรือ “หน้าจอแชท” เป็นพื้นที่ที่คุณสามารถดูและตอบกลับข้อความจากผู้ติดตาม LINE OA ได้โดยตรง

• เหมาะสำหรับทั้งการตอบกลับแบบ Manual และเชื่อมต่อกับระบบอัตโนมัติ เช่น LINE OA Chatbot

   1.2 ประโยชน์ของการใช้ Chat ใน LINE OA

• สื่อสารกับลูกค้าแบบ Real-time

• แก้ไขปัญหาลูกค้าได้รวดเร็ว

• บันทึกประวัติการสนทนาเพื่อใช้ในการบริการครั้งต่อไป

• ใช้ร่วมกับ CRM เพื่อจัดการลูกค้าแบบครบวงจร

2. การเข้าถึงและเริ่มต้นใช้งาน Chat ใน LINE OA Manager

   2.1 เข้าสู่ระบบ LINE OA Manager

• เข้าเว็บไซต์ LINE Business Manager

• ล็อกอินด้วยบัญชี LINE Business ID ของคุณ

   2.2 เมนู Chat (หรือ แชท)

• เลือก LINE OA ที่ต้องการ > กด “Chat ” จากเมนูด้านซ้าย

• ระบบจะแสดงรายการการสนทนาทั้งหมด พร้อมสถานะ เช่น ยังไม่ได้อ่าน, ติดดาว, ตามแท็ก

   2.3 หน้าจอแชท LINE OA

• แสดงรายชื่อลูกค้าที่ส่งข้อความมาหา LINE OA

• คลิกที่ชื่อลูกค้าเพื่อดูประวัติการสนทนาทั้งหมด

• มีแถบเครื่องมือสำหรับตอบกลับ แนบไฟล์ หรือติดแท็ก

3. โหมดการแชทใน LINE OA

• Chat Mode LINE OA : โหมดพื้นฐานสำหรับการตอบแชทโดยทีมงาน

• Bot Mode LINE OA : ใช้ระบบ Auto Reply และ Chatbot ตอบกลับอัตโนมัติ

• Chat with Agent LINE OA : ระบุให้ผู้ใช้งานพูดคุยกับเจ้าหน้าที่โดยตรง

• Hybrid Mode LINE OA : ใช้ทั้งบอทและคนในการตอบแชท

เคล็ดลับ: หากคุณมีทีมบริการหลายฝ่าย ควรใช้ Hybrid Mode และกำหนดสิทธิ์ผู้ดูแลแชทอย่างชัดเจน 

4. วิธีการจัดการการสนทนา LINE OA

   4.1 ตอบกลับข้อความลูกค้า LINE OA

• พิมพ์ข้อความในช่องแชท หรือเลือก Quick Reply ที่เตรียมไว้ล่วงหน้า

• ตรวจสอบประวัติการสนทนาเพื่อทำความเข้าใจบริบท

   4.2 ส่งเนื้อหาในแชท LINE OA

   รองรับการส่ง:

• รูปภาพ

• วิดีโอ

• สติกเกอร์

• ไฟล์เอกสาร

• คูปอง

• บัตรสะสมแต้ม (Reward Card)

• แบบสอบถาม (Survey)

   4.3 ดูประวัติการสนทนา LINE OA

• ประวัติการสนทนารวมจะแสดงเมื่อคุณคลิกที่ชื่อลูกค้า

• สามารถดูข้อความเก่า ๆ ได้ตลอดเวลา

   4.4 อ่านข้อความและทำเครื่องหมาย

• ระบบจะแสดงสถานะว่า “ยังไม่ได้อ่าน” หรือ “อ่านแล้ว”

• คุณสามารถทำเครื่องหมายว่า “ยังไม่ได้อ่าน” ได้หากต้องการเตือนตัวเอง

5. เครื่องมือช่วยในการตอบแชท LINE OA

   5.1 ข้อความตอบกลับด่วน (Quick Reply)

• สร้างเทมเพลตข้อความที่ใช้บ่อย เช่น “ขอบคุณที่สอบถาม”, “กำลังดำเนินการให้ค่ะ”

• ช่วยลดเวลาในการตอบคำถามซ้ำ ๆ

   5.2 สร้าง Quick Reply LINE OA

• เข้า LINE OA Manager > Messaging > Quick Replies

• ระบุชื่อและเนื้อหาของเทมเพลต

• นำไปใช้ได้ทันทีในหน้าแชท

   5.3 แท็กแชท (Chat Tag) LINE OA

• ใช้ Chat Tag เพื่อแยกกลุ่มลูกค้า เช่น “ลูกค้าประจำ”, “สนใจโปรโมชัน A”, “รอชำระเงิน”

• ช่วยให้จัดการแชทได้ง่ายขึ้น

   5.4 การติดแท็กผู้ใช้งาน LINE OA

• คลิก “Add Tag” บนหน้าแชทแต่ละคน

• สร้าง Tag ใหม่ได้ใน LINE OA Manager > Customer Management > Chat Tags

   5.5 ค้นหาและกรองแชท LINE OA

• ใช้ช่อง Search เพื่อค้นหาแชทจากชื่อหรือเบอร์โทรศัพท์

• กรองแชทตามสถานะ เช่น “ยังไม่ได้อ่าน”, “ติดดาว”, “ตามแท็ก”

   5.6 บันทึกช่วยจำ (Memo) LINE OA

• ใช้ Memo เพื่อบันทึกข้อมูลเฉพาะของลูกค้า เช่น “เคยสั่งสินค้า X”, “สนใจสีแดง”

• ข้อมูลนี้จะถูกเก็บไว้ในโปรไฟล์ลูกค้า เพื่อใช้ในอนาคต

   5.7 การกำหนดสิทธิ์ผู้ดูแลแชท (Chat Admin Permissions)

   กำหนดบทบาทของทีมงาน เช่น:

• Admin: ดูและตอบแชทได้ทั้งหมด

• Editor: ตอบแชทได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนตั้งค่า

• Viewer: ดูแชทได้เท่านั้น

6. การตั้งค่าที่เกี่ยวข้องกับแชท

   6.1 ตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติ (Auto-Reply)

• เข้า LINE OA Manager > Auto-response settings > Auto Reply

• กำหนดข้อความที่ตอบกลับเมื่อมีข้อความใหม่

   6.2 ตั้งค่าตอบกลับตามคีย์เวิร์ด (Keyword Reply)

• ตั้งค่าให้ระบบตอบกลับเมื่อลูกค้าพิมพ์คำคีย์เวิร์ด เช่น “โปรโมชัน”, “ติดต่อเรา”

   6.3 ตั้งค่า Greeting Message

• ใช้ Greeting Message เพื่อต้อนรับผู้ติดตามใหม่

• ช่วยลดภาระในการตอบคำถามพื้นฐาน

   6.4 เชื่อมต่อกับระบบ CRM ผ่าน API

• หากคุณมีระบบภายใน เช่น CRM หรือ Helpdesk สามารถเชื่อมต่อผ่าน LINE Developers เพื่อดึงข้อมูลการสนทนาและจัดการลูกค้าได้จากแพลตฟอร์มเดียว

7. การดูข้อมูลลูกค้าในหน้าแชท

• ข้อมูลโปรไฟล์ลูกค้าในหน้าแชท : ดูชื่อ, รูปโปรไฟล์, และข้อมูลพื้นฐาน

• ดูประวัติการซื้อ (ถ้าเชื่อมต่อระบบ) : ดูว่าลูกค้าเคยสั่งสินค้าใดบ้าง

• ข้อมูลบัตรสะสมแต้มของลูกค้า : ดูจำนวนแต้มหรือรางวัลที่ลูกค้าเคยแลก

• ข้อมูลจาก Insight และ Survey : ดูพฤติกรรมและ Feedback จากการใช้งาน LINE OA

8. วิธีใช้ Chat ใน LINE OA เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริการ

   8.1 ใช้ Chat Tag เพื่อจัดประเภทลูกค้า

• ติดแท็กเช่น “รอการชำระเงิน”, “สนใจสินค้า A”, “ลูกค้าประจำ”

• ช่วยให้ทีมงานรู้ว่าจะต้องทำอะไรกับลูกค้าแต่ละราย

   8.2 ใช้ Memo บันทึกข้อมูลลูกค้า

• ใช้ Memo เพื่อบันทึกข้อมูลเฉพาะ เช่น ขนาดเสื้อที่ชอบ, วันนัดหมาย

• ช่วยให้บริการลูกค้าได้แม่นยำมากขึ้น

   8.3 ใช้ Quick Reply เพื่อเพิ่มความรวดเร็ว

• สร้างเทมเพลตคำตอบที่ใช้บ่อย เช่น แจ้งการจัดส่ง, ขอบคุณลูกค้า

   8.4 ใช้ Rich Message และ Coupon ในการตอบแชท

• ส่ง Rich Message หรือคูปองเพื่อตอบคำถามพร้อมเสนอโปรโมชัน

   8.5 ใช้ข้อมูลโปรไฟล์ลูกค้าเพื่อตอบกลับเฉพาะบุคคล

• ใช้ข้อมูลอายุ, พฤติกรรมการซื้อ, และประวัติการใช้งานเพื่อปรับการสื่อสาร

9. วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการบริการลูกค้า LINE OA

• กำหนดเวลาตอบกลับ : ตั้งเป้าหมายให้ตอบกลับภายใน 1 ชม.

• ใช้ระบบ Tag และ Memo : จัดการลูกค้าแต่ละรายได้สะดวกขึ้น

• สร้างเทมเพลตคำตอบ : ลดเวลาในการพิมพ์ข้อความซ้ำ ๆ

• ใช้ Auto Reply และ Keyword Reply : ช่วยลดภาระในการตอบคำถามพื้นฐาน

• ติดตามผลผ่าน Insight : ดูสถิติ เช่น อัตราการตอบกลับ, จำนวนแชทที่ตอบแล้ว

วิธีใช้ Chat ใน CMS LINE OA อย่างมีประสิทธิภาพ

1 เข้า LINE OA Manager > เมนู Chat

2 ใช้ Quick Reply, Chat Tag และ Memo เพื่อจัดการแชท

3 ตอบกลับลูกค้าด้วยข้อความ, รูปภาพ, วิดีโอ, หรือคูปอง

4 ใช้ข้อมูลโปรไฟล์ลูกค้าเพื่อปรับการสื่อสารให้ตรงจุด

5 วิเคราะห์ผลการใช้งานแชทผ่าน Insight และปรับปรุงการทำงาน

   หากคุณกำลังมองหาแนวทางในการ ใช้ Chat LINE OA Manager , วิธีตอบแชทลูกค้า LINE OA , หรืออยากทราบว่า การจัดการแชท LINE OA มีวิธีใช้งานอย่างไร การทำตามขั้นตอนที่แนะนำในบทความนี้ จะช่วยให้คุณสามารถนำฟีเจอร์ Chat ใน LINE OA มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริการลูกค้า และสร้างประสบการณ์ที่ดีต่อบริการของคุณ